Mẫu thư & Cách viết email bằng tiếng Anh – sách hướng dẫn chi tiết

Cách viết email bằng tiếng Anh như thế nào? Đó chắc hẳn là câu hỏi băn khoăn của nhiều bạn. Trong bài viết hôm nay Hocsinhgioi sẽ cung cấp đến các bạn mẫu thư & Cách viết email bằng tiếng Anh – sách hướng dẫn chi tiết nhất. Giúp các bạn được trang bị kiến thức về cách viết một email bằng tiếng Anh mà không phải bỡ ngỡ hay gặp khó khăn gì.

Bài viết liên quan nhất được quan tâm:Cover letter là gì? Cách viết cover letter bằng tiếng Anh chuẩn hayCách viết personal statement – hướng dẫn kinh nghiệm mẫu nổi bậtNhững câu giao tiếp tiếng anh cơ bản bắt buộc ai cũng cần biết

1. Viết email bằng tiếng Anh để làm gì?

Có lẽ việc viết email bằng tiếng Việt đã quá quen thuộc với chúng ta, tuy nhiên nếu làm việc trong môi trường sử dụng tiếng Anh chúng ta cần phải viết email bằng tiếng Anh. Việc sử dụng email bằng tiếng Anh có thể sử dụng ở một số tình huống như:

• Trong môi trường học thuật sử dụng tiếng Anh.
• Làm việc cho công ty nước ngoài. 
• Trao đổi với bạn bè nước ngoài.
• Các vấn đề liên quan đến du học.
• Trao đổi công việc với đối tác là người nước ngoài,….

Trên đây chỉ là một số trường hợp phổ biến mà chúng ta sử dụng viết email bằng tiếng Anh. Tuy nhiên văn phong trong email tiếng Anh sẽ khác với tiếng Việt. Vì vậy việc trang bị cho bản thân những kiến thức về mẫu thư và cách viết email bằng tiếng Anh là hết sức cần thiết.

2. Cách viết email bằng tiếng Anh

2.1. Cấu trúc của một Email thông thường

• Greeting (Chào hỏi)
• Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)
• Introduction (Giới thiệu)
• Main point (Nội dung chính)
• Concluding sentence (Kết thúc email)
• Signing off

2.1.1. Greeting (chào hỏi)

Một Email thông thường sẽ bắt đầu với phần greeting, chúng ta có thể sử dụng các cụm từ sau dùng để chào hỏi trong email.

Nếu quan hệ giữa bạn và người nhận thư là mối quan hệ lịch sự, ta nên sử dụng các danh xưng như Mr, Mrs, hay Ms…

Cấu trúc: Dear + title (danh xưng)  + surname (họ),

• Dear Mr/Ms… (nếu biết tên người nhận).
• Dear Sir/Madam (nếu không biết tên người nhận).
• Thank you for your email on April 1^st.
• It was my pleasure meeting you at the conference last week.

Ví dụ: Dear Mrs. Price

• Nếu mối quan hệ giữa bạn và người nhận thư thân mật hơn bạn có thể đơn giản sử dụng tên riêng người đó trong câu chào hỏi.

Ví dụ: Hi Kelly, Dear Kelly….

• Nếu bức thư mang nội dung làm quen hoặc xin gặp mặt và bạn chưa có thông tin về người nhận thư bạn có thể sử dụng “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”.

2.1.2. Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)

Tiếp theo là Opening comment, thông thường đây là những câu hỏi thăm về tình hình sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận.

• How are you?
• How are things?

Nếu nội dung bức thư là một sự hồi đáp, chúng ta nên mở đầu với từ cảm ơn “thanks”.

Ví dụ:

• Khi một người gửi một email bày tỏ sự quan tâm của họ về công ty bạn đang làm chúng ta có thể viết:

Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC).

• Khi một người trả lời 1 bức thư mà bạn gửi cho người đó:

Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp).

Thank for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp).

• Những câu cảm ơn trên sẽ làm người đọc cảm thấy thoải mái hơn và cảm giác sự mở đầu mang cảm giác lịch sự.

Trong trường hợp bức thư không dựa trên 1 sự hồi đáp, cách lịch sự để mở đầu là những câu chúc:

• I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe).
• I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)

2.1.3. Introduction (Giới thiệu)

Phần tiếp theo của email là Introduction. Trong phần này, chúng ta sẽ nêu rõ lý do vì sao chúng ta viết email, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà chúng ta có cách mở đầu khác nhau. Các bạn có thể mở đầu bằng cụm từ sau đây: I am writing to + verb…

Chúng ta không nên dùng I’m trong email bởi vì trong văn phong trang trọng thì không dùng từ viết tắt.

• I am writing to ask for the information about the English courses. (Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.)
• I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tôi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sàng cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.)
• I am writing to reference to (Tôi viết thư để tham khảo….)
• I am writing to enquire about… (Tôi viết thư để yêu cầu….)

Đối với các mối quan hệ xã giao thì chúng ta nên dùng các câu hỏi gián tiếp và dùng câu hỏi trực tiếp để dùng cho các mối quan hệ thân thiết.                   

I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.)

Ngoài ra các bạn có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize. Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…”. Đặc biệt, trong trường hợp không cần trang trọng quá, các bạn có thể dùng “I just want to…”

Chú ý các câu trong phần này phải thực sự ngắn gọn và rõ mục đích vì nó nằm trong phần đầu của email. 

Xem thêm:
Top 10 bộ phim, series học tiếng anh hay nhấtMẫu câu giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh khi phỏng vấn

2.1.4. Main point (Nội dung chính)

Đến phần main point, bởi đây là email nên chúng ta cần nêu vấn đề ngắn gọn, súc tích càng tốt.

Nếu bạn muốn đề cập đến những vấn đề tế nhị như từ chối một lời đề nghị hay thông báo cho một nhân viên anh ta bị thôi việc, hãy viết về điều này ở những đoạn văn tiếp theo thay vì mở đầu thư. Dưới đây là một vài cách thông báo những tin tức không mấy dễ chịu thuộc loại này:

• We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)
• It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
• After careful consideration we have decided… (Sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định…)
• I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice. (Tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của công ty ông/bà)

Khi bạn viết cho họ mà bạn muốn đề cập những việc đã trao đổi trong lá thư trước đó, hãy dùng những mẫu câu sau:

• Further to our conversation, I am pleased to confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January. (Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.)
• As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
• Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)
• As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)
• As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
• As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)

Bạn cũng có thể dùng những mẫu câu lịch sự sau để hỏi về vấn đề nào đó:

• I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
• I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
• Could you please …? Could you tell me something about …? (Bạn có thể vui lòng… / Bạn có thể cho tôi biết về…)
• I would particularly like to know … (Tôi đặc biệt muốn biết…)
• I would be interested in having more details about … (Tôi quan tâm đến việc có thêm chi tiết về việc…)
• Could you please help me …(inform the student of final exam…), please? (Ông có thể vui lòng giúp tôi … (thông báo cho học sinh của kỳ thi cuối cùng …), xin vui lòng?)
• I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của bạn về…)

2.1.5. Concluding sentence (Kết thúc email)

Sau đấy, các bạn có thể dùng các câu concluding sentence để kết thúc email như sau:

• I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)
• I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
• I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
• Nếu bạn bắt đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau: Yours sincerely, Yours faithfully, (kính thư).
• Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.)
• Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).
• Let me know if you need anymore information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin)
• , các bạn có thể dùng các câu concluding sentence để kết thúc email như sau:
• If you would like any further information, please do not hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
• Feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé).
• Hoặc bạn có thể dùng “Please do not hesitate to contact me…” để thay thế cho “Feel free to contact me…”

2.1.6. Signing off

Phần cuối cùng “signing off” bao gồm 2 phần, đó là họ tên người gửi và những dòng chữ đi kèm như sau:

Trường hợp không trang trọng:

• Best,
• Best wishes,
• Regards,
• Take care,
• Bye,

Trường hợp trang trọng:

• Best regards,
• Warm regards,

3. Những mẫu câu thông dụng trong viết email bằng tiếng Anh

• Trình bày lý do viết email

Sau phần chào hỏi thông thường, bạn nên trình bày lí do viết email ở đoạn mở đầu. Một số mẫu câu bạn có thể áp dụng là:

I am writing to you on behalf of… (Tôi thay mặt…viết email này để…)

Further to…/ With reference to… (Liên quan đến việc…)

Might I take a moment of your time to… (Xin ông / bà / công ty cho phép tôi…(đây là cách viết rất trang trọng, thường dùng trong lần đầu tiên liên hệ với đối tác).

I am writing to you regarding…/ in connection with… (Tôi viết email này để liên hệ về vấn đề…)

• Đưa ra lời đề nghị, yêu cầu

Là một trong hai nội dung phổ biến nhất khi viết email thương mại bằng tiếng Anh, lời đề nghị, yêu cầu trong email cần phải lịch sự, chuyên nghiệp và rõ ràng để tránh nhầm lẫn. Bốn mẫu câu thông dụng gồm:

Would you mind…? / Would you be so kind as to…? (Xin ông/ bà/ công ty vui lòng…)

We are interested in…and we would like to… (Chúng tôi rất quan tâm đến… và muốn…)

I would appreciate it / be grateful if you could send more detailed information about… (Tôi rất cảm kích nếu ông/ bà/ công ty có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về…)

We carefully consider…and it is our intention to… (Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong muốn được…)

• Xin lỗi người nhận email                

Trong quá trình cộng tác, kinh doanh, chắc chắn sẽ không tránh khỏi những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn. Để đưa ra lời xin lỗi chân thành nhưng vẫn chuẩn mực, bạn có thể tham khảo:

We regret / are sorry to inform you that… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng…)

Please accept our sincere apologies for… (Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành về…)

We truly understand and apologize for…you are given due to… (Chúng tôi hoàn toàn hiểu và xin lỗi về những bất tiện đã gây ra cho quý khách do…)

I promise this case will never happen again and it is our pleasure if you could accept…as a humble compensation. (Tôi xin hứa sự việc này sẽ không tái diễn và rất mong ông / bà có thể chấp nhận…. như một khoản bồi thường.)

• Đề cập đến tài liệu đính kèm

Thông thường khi gửi email thương mại, chúng ta rất hay đính kèm các tài liệu liên quan. Để thông báo, nhắc nhở người nhận không bỏ sót phần này, bạn nên nói:

Please find attached… (Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email.)

Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này.)

I am sending you…as an attachment. (Tôi đã đính kèm…)

Can you please sign and return the attached contract by next Friday? (Xin vui lòng ký và gửi lại bản hợp đồng đính kèm trước thứ 6 tuần sau (với cách này, bạn sẽ có thể dùng kèm thêm động từ.)

• Kết thúc email

Cuối cùng, để tỏ rõ thiện chí, bạn không nên kết thúc email thương mại bằng một lời chào đơn giản. Thay vào đó, hãy giữ liên lạc với người nhận theo các cách như:

Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. (Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.)

I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further assistance. (Tôi hy vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ.)

Please reply once you have the chance to… (Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã…)

4. Bài email mẫu bằng tiếng Anh

4.1. Template email mẫu về thư mang tính trang trọng

Chào đầu thư	Dear Mr/ Mrs + surname Kính gửi Ông/ Bà + tên họ (Dùng cách viết này khi đã biết tên họ của người nhận thư)
Dear Sir or Madam Kính gửi Ngài/ Bà (Dùng cách này khi chưa biết tên họ của người nhận)
Bắt đầu viết thư	Thank you for your letter/ email about… Cảm ơn bức thư/ email của ông/bà về…
Many thanks for your letter/ email. Cảm ơn bức thư/ email của ông/ bà rất nhiều.
I am writing to request information about/ inform you about/ complain about, apologize for… Tôi viết thư này nhằm yêu cầu thông tin về…/ để thông báo cho ông/ bà về…/góp ý về…./ xin lỗi vì…
I am writing regarding your letter. Tôi viết bức thư này để trả lời cho bức thư trước của bạn.
I would like to offer congratulations on… Let me congratulate you on… Tôi muốn đưa ra lời chúc mừng về…
Chuẩn bị kết thư	I look forward to hearing from you without delay. Tôi mong phản hồi của ông/ bà sẽ được đưa ra mà không có sự trì hoãn nào.
I hope to hear from you at your earliest convenience. Tôi mong sẽ nhận được phản hồi từ ông/ bà sớm nhất có thể trong khả năng của ông/ bà.
I hope to hear from you at your earliest convenience. Tôi mong sẽ nhận được phản hồi từ ông/ bà sớm nhất có thể trong khả năng của ông/ bà.
Chào kết thư	Yours faithfully Nếu mở đầu thư bằng “Kính gửi Ngài/ Bà’, kết thúc thư với “Trân trọng”.
Yours sincerely Nếu bắt đầu với “Kính gửi Ông/ Bà…”, kết thư với “Thân (Chân thành)”.
Regards/ Best regards/ Kind regards. Trân trọng.

4.2. Template email mẫu về thư thân mật

Chào đầu thư	Hello/ Hi + name Xin chào/ Chào + tên
Dear + name Gửi + tên
Hi there! Chào đằng ấy!
Bắt đầu viết thư	Thanks for your letter/ email. Cảm ơn bức thư trước của bạn nhé!
Thanks for writing to me. Cảm ơn vì đã viết thư cho mình
I am writing to tell you about… Mình viết để kể với bạn về…
uess what? Bạn đoán được không?
How are things with you?/ What’s up?/ How are you? / How was your holiday? Mọi thứ thế nào?/ Sao rồi?/ Bạn có khỏe không?/ Kì nghỉ vừa rồi của bạn thế nào?
I’m sorry I haven’t written for a while… Mình xin lỗi vì lâu rồi chưa viết thư cho bạn…
It was great to hear from you again. Thật tuyệt khi lại có thể nghe tin tức về bạn.
Chuẩn bị kết thư	Hope to hear from you soon. Mong sớm nhận được thư của cậu.
Looking forward to seeing you/ hearing from you. Mong là mình sẽ được gặp bạn sớm/ biết tin tức về cậu sớm.
I can not wait to meet up soon.

4.3. Bài email mẫu

• Emails of invitation (thư mời)

Hi Ian,

We are holding a meeting on the current problems with the computer systems and I’d appreciate it if you could come. Having somebody like yourself there from the legal department is important because of the problems we have had with the loss of customer data.

The meeting will take place next Thursday at 2 pm in meeting room 3 in the Corley Building in Leeds.

If there is anything you would like to discuss in the meeting, send it to me by email and I’ll include it in the meeting’s agenda.

Let me know as soon as possible if you can attend.

Regards,

David Mitchell

IT Project Manager

• Formal email of complaint (thư phàn nàn)

Dear Mrs. Boswell,

I wish to draw your attention to an issue we have with a recent order from yourselves (ref no. 34ED12QP). Not only was the delivery four days later than agreed, but when we tried to use the components, we found that 40% of them were damaged and useless.

As is normal, I spoke to your Customer Service Manager, Peter Taylor on this matter. I expected that you would replace the damaged components, but this has not been the case. When I last spoke to Peter, last week, he informed me that the components were undamaged when delivered to us and that it was our fault. To make matters worse, he has still not replied to an email I sent to him on Monday. Not very professional customer service.

As you are aware, we have been a customer of your company for over 5 years. The damaged components are severely impacting our production at the moment. We have orders which we can not send because of this problem with the components.

Although, I appreciate that you are all very busy. I believe that I am entitled to an explanation of why Peter Taylor has not answered my email and is refusing to replace the components.

Unless this issue is resolved promptly, then, unfortunately, we will be forced to take further action.

I expect an email from yourself by 5 pm today at the latest, to inform me how you are going to resolve this issue.

Yours sincerely,

Craig Smith 

EGO Production Director

5. Sách hướng dẫn viết email tiếng Anh

Cuốn sách “Đọc và Viết Thư Bằng Tiếng Anh” của tác giả Hoàng Phúc là cuốn cẩm nang cho phép chúng ta học cách viết thư bằng tiếng anh như thế nào là đúng, trong trường hợp nào thì dùng văn phong gì, cấu trúc ra sao.Quyển sách sẽ cho các bạn biết cấu trúc của một thư điện tử ra sao, cách soạn thư trang trọng, bình dị hay cách viết và trả lời thư yêu cầu, trao đổi thông tin, xác nhận…

Link tải sách ở đây: Tải sách hướng dẫn viết mail bằng tiếng anh

Trên đây là một số nội dung giúp bạn có được những mẫu thư bằng tiếng Anh nhanh chóng, dễ dàng nhất. Mong rằng với những chia sẽ của tienganhduhoc.vn bạn sẽ viết được một email chỉnh chu trong công việc sắp tới.